Kennisbank
Een SOP maken in vijf stappen
Een praktisch stappenplan om zelf een SOP op te stellen, zodat een terugkerend proces uit jouw hoofd komt en een ander het kan overnemen.
Je weet hoe het werk gaat, het zit alleen nergens op papier. In vijf stappen zet je één proces om in een werkinstructie die je team echt gebruikt, ook als jij er niet bij bent.
Wat je gaat maken en waarom
Op deze pagina maak je een SOP, kort voor standard operating procedure, oftewel een werkinstructie. Dat is een korte beschrijving van hoe een terugkerende taak hoort te gaan: de stappen, de volgorde en de keuzes onderweg. Geen dik handboek, maar één helder pad dat een ander kan volgen zonder dat jij erbij hoeft te zijn.
Waarom je dit doet? Zolang een proces alleen in jouw hoofd zit, blijft het van jou afhangen. Je legt het uit, het gaat net anders, je corrigeert, en de volgende keer komt het weer bij jou terug. Een SOP haalt dat pad uit je hoofd en op papier, zodat het werk overdraagbaar wordt. En overdraagbaar werk kun je pas echt loslaten. Op deze pagina geef ik geen theorie, maar een concreet stappenplan dat je vandaag kunt starten.
“Wat je niet vastlegt, kun je niet loslaten. Zolang het pad alleen in jouw hoofd zit, blijft het van jou.”
De vijf stappen
Stap 1: Kies één proces dat vaak terugkomt en nu in jouw hoofd zit
Begin bij het werk dat het meest van jou afhangt: een offerte maken, een nieuwe klant onboarden, de maandafsluiting. Niet alles tegelijk, maar één proces. Kies er bewust eentje uit die vaak terugkomt, zodat de tijd die je erin steekt zichzelf snel terugverdient.
Stap 2: Loop het één keer door en schrijf elke stap op zoals het echt gaat
Niet de ideale versie, maar de werkelijke: wat doe je, in welke volgorde, en welke keuzes maak je onderweg? Doe het proces gewoon een keer terwijl je meeschrijft. Zo vang je ook de kleine handelingen die je normaal automatisch doet en anders zou vergeten op te schrijven.
Stap 3: Houd het kort en bruikbaar
Eén helder pad in plaats van een dik handboek dat niemand leest. Voeg een checklist, een voorbeeld of een screenshot toe waar dat een stap sneller duidelijk maakt. Het doel is niet volledigheid, maar dat iemand het werk kan uitvoeren zonder jou erbij.
Stap 4: Laat iemand anders het proberen te volgen
Wat diegene niet snapt of anders doet, is precies wat nog onduidelijk is. Kijk mee zonder in te grijpen en noteer waar het stokt. Scherp die stappen daarna aan tot het klopt zonder jouw uitleg. Pas dan weet je zeker dat de werkinstructie op zichzelf staat.
Stap 5: Borg de SOP
Leg vast waar hij staat, wie hem beheert en wanneer je hem herziet. Een werkinstructie die niemand onderhoudt, veroudert en verdwijnt weer in jouw hoofd. Zet een vast moment in de agenda om hem tegen het licht te houden, zodat hij meebeweegt met hoe het werk verandert.
Hoe ik dit met je doe
Zelf een SOP schrijven klinkt simpel, maar in de praktijk loopt het vaak vast bij de keuze waar te beginnen en bij het kort houden. Je wilt alles vastleggen, en voor je het weet heb je een handboek dat niemand meer leest. Of je begint aan tien processen tegelijk en maakt er geen een af.
Ik doe dit met je van buitenaf. Samen kiezen we het proces dat nu het meeste van jou afhangt, en ik help je precies de stappen op te schrijven die ertoe doen, zonder dat het een dik document wordt. Dat vastleggen is een vast onderdeel van hoe ik met je werk aan je processen vastleggen, waar we niet alleen de processen op papier zetten maar er ook de juiste cijfers aan hangen.
Wil je die processen daarna ook slimmer en met minder verspilling inrichten, dan pak ik dat op via de verspilling uit je processen halen. En het hele stuk van uit je hoofd naar overdraagbaar werk zit ingebed in het volledige traject van zes maanden, waarin ik stap voor stap zorg dat je bedrijf minder van jou afhangt.
Meer stappenplannen en uitleg over de bijbehorende gereedschappen vind je lees meer in de kennisbank.
Veelgestelde vragen over het maken van een SOP
Hoe maak je een SOP?
Je maakt een SOP in vijf stappen: kies één proces dat vaak terugkomt en nu in jouw hoofd zit, loop het één keer door en schrijf elke stap op zoals het echt gaat, houd het kort en bruikbaar met een checklist of screenshot, laat iemand anders het proberen te volgen en scherp aan wat onduidelijk blijft, en borg de SOP door vast te leggen waar hij staat, wie hem beheert en wanneer je hem herziet.
Wat is een SOP precies?
SOP staat voor standard operating procedure, oftewel een standaard werkinstructie. Het is een korte, praktische beschrijving van hoe een terugkerende taak hoort te gaan. Geen dik handboek dat niemand leest, maar één helder pad dat je team echt gebruikt. Zo doet iedereen het werk op dezelfde manier, ook als jij er niet bij bent.
Met welk proces begin je?
Je begint met het proces dat het meeste van jou afhangt en vaak terugkomt: een offerte maken, een nieuwe klant onboarden of de maandafsluiting. Niet alles tegelijk, maar één proces. Kies er bewust eentje die regelmatig langskomt, zodat de tijd die je erin steekt zichzelf snel terugverdient en je meteen ziet dat het werkt.
Hoe uitgebreid moet een SOP zijn?
Zo kort als kan en zo lang als moet. Eén helder pad is beter dan een dik handboek dat niemand leest. Schrijf de stappen op zoals het werk echt gaat en voeg alleen een checklist, voorbeeld of screenshot toe waar dat een stap sneller duidelijk maakt. Het doel is niet volledigheid, maar dat iemand het werk kan uitvoeren zonder dat jij erbij hoeft te zijn.
Hoe voorkom je dat een SOP verstoft?
Door hem te borgen. Leg vast waar de SOP staat, wie hem beheert en wanneer je hem herziet, en zet daar een vast moment voor in de agenda. Een werkinstructie die niemand onderhoudt, veroudert en verdwijnt binnen een paar maanden weer in jouw hoofd. Een SOP met een eigenaar en een herzieningsmoment beweegt mee met hoe het werk verandert.
Zit het werk nog te veel in jouw hoofd?
Leg het eerste proces samen vast in een gesprek
In een vrijblijvend gesprek kiezen we het proces dat nu het meeste van jou afhangt en zetten we de eerste stap naar een werkinstructie die je team echt gebruikt. Zonder druk, zonder verplichting.
Over de auteur
Miranda Pompert, Integrator
Miranda Pompert is integrator: de operationele rechterhand van oprichters. Ze staat naast ondernemers in de overgang van start-up naar scale-up en bouwt de structuur waardoor het bedrijf draait zonder dat alles via de oprichter loopt. Met een Lean Black Belt achtergrond en de principes van het EOS-model haalt ze de ruis uit processen en maakt ze teams zelfstandig.
Laatst bijgewerkt op 27 juli 2026